Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS)
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan
data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut
disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi
terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).
Definisi HRIS
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
Definisi HRIS
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
- Timely (tepat waktu)
- Accurate (akurat)
- Concise (ringkas)
- Relevant (relevan)
- Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu
perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka
mengambil suatu keputusan (a decision making).
Fungsi HRIS
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
Fungsi HRIS
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
- Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM
membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang
sesuai.
- Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian
seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan
yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
- Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai.
- Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang
diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai
yang berhak.
Model HRIS
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
- SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data
akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari
sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
- Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk
mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian
Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis
and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
- Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan
data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan
perusahaan yang meliputi:
- Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
- Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan
asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan
lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber
pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
- Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data
dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat
pekerja dan perusahaan.
- Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan
imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,
pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai
dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan
pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
- Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan
data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
- Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik,
dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan
mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model
subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang
oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai
tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang
mempengaruhi arus personil.
OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
- Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja
dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi
untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga
kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
- Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi
yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun
internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar
tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
- Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan
informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan,
penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi
jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
- Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang
penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja,
perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
- Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh
karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif
yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke
manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
- Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini
berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
HRD (Human Resource
Department)
Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
- Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab
kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para
pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar
dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di
posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success
profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai.
Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari
psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
- Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development).
Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi
melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai
upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat
dilakukan secara internal maupun eksternal.
- Compensation and Benefit. Berfungsi untuk menyusun
strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan
kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
- Manajemen Kinerja (Performance Management). Merupakan
upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan
dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management
bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian
kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh
organisasi.
- Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab
atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir
menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu
kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh
kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path),
namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing,
penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross
functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok
lainnya (horizontal carreer path).
- Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi
sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi,
kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali
input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
- Separation Management.Yaitu fungsi yang mengelola
seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang
disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau
meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement
(pensiun sebelum masanya).
- Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan
Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya
fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap
Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing pilar
inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat
menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis
dalam organisasi.
Kesimpulan:
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Sumber & Referensi:
Kesimpulan:
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Sumber & Referensi:
- Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Andi, Yogyakarta
:249 – 257.
- Cornelius, Nelarine. 2005: 253-5. Information
Technology in support of HRM.
- Raymond Mc Leod,Jr. Sistem Informasi Manajemen. PT
Prenhallindo, Jakarta: 523 – 543.
- http://vellyajah.blogspot.com/2008/09/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html
- http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia
- http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.
- http://www.scribd.com/doc/7260344/kuliah-11.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar